আপনার আইপ্যাডে কীভাবে সহজেই ফর্ম পূরণ করবেন এবং নথিতে স্বাক্ষর করবেন

কয়েক বছর আগেও আইপ্যাডে ফর্ম পূরণ, ডকুমেন্টে স্বাক্ষর এবং ডিজিটাল স্বাক্ষর তৈরি করা বিজ্ঞান কল্পকাহিনীর মতো মনে হত। তবে, আজ মুদ্রণ, হাতে স্বাক্ষর, স্ক্যানিং এবং ডকুমেন্ট পাঠানোর ঝামেলা এড়িয়ে দ্রুত, সহজে এবং পেশাদারভাবে এটি করা সম্ভব। iPadOS অপারেটিং সিস্টেমের স্থানীয় বৈশিষ্ট্য এবং পাঁচটি বিশেষায়িত অ্যাপের জন্য ধন্যবাদ, আপনি যেকোনো জায়গা থেকে, নিরাপদে এবং দ্রুত আপনার সমস্ত ডকুমেন্টেশন পরিচালনা করতে পারেন।

সবচেয়ে ভালো দিক হলো, আপনার iPad-এ ফর্ম সাইন ইন এবং পূরণ করার জন্য আপনাকে প্রযুক্তি বিশেষজ্ঞ হতে হবে না। মার্কআপের মতো বিল্ট-ইন অ্যাপ থেকে শুরু করে PDF Expert বা PDFelement-এর মতো শক্তিশালী বহিরাগত সরঞ্জাম পর্যন্ত, আপনি আপনার প্রয়োজন অনুসারে সবচেয়ে উপযুক্ত পদ্ধতিটি বেছে নিতে পারেন। নীচে, আপনি কীভাবে আপনার Apple ডিভাইস থেকে সর্বাধিক সুবিধা পাবেন এবং কাগজ এবং প্রিন্টার চিরতরে বাদ দেবেন তা আবিষ্কার করবেন।

আইপ্যাডে নথি পূরণ এবং স্বাক্ষর করার সুবিধা

ডিজিটাল ডকুমেন্ট পরিচালনা করতে আপনার আইপ্যাড ব্যবহার করা সময় বাঁচান, ত্রুটি কমান এবং আপনি যেখানেই থাকুন না কেন যেকোনো ফাইলে স্বাক্ষর করা বা পূরণ করা আপনার জন্য সহজ করে তুলুন।। উপরন্তু, আপনাকে প্রিন্টার বা স্ক্যানারের উপর নির্ভর করতে হবে না।, যা কাগজ এবং কালিও সাশ্রয় করে। আপনার বাড়ি বা অফিস থেকে বের না হয়ে চুক্তি, চালান, আইনি ফর্ম, বা অন্য কোনও জরুরি নথি পূরণ করে পাঠাতে হলে এটি একটি নিখুঁত সমাধান।

• বহনযোগ্যতা: যেকোনো জায়গায় স্বাক্ষর বা নথি পূরণ করার জন্য আপনার আইপ্যাড সবসময় হাতের কাছে থাকবে।
• দক্ষতা: পুরনো মুদ্রণ, স্বাক্ষর এবং স্ক্যানিং প্রক্রিয়া ভুলে যান।
• দ্রুততা: পুরো প্রক্রিয়াটি কয়েক মিনিটের মধ্যেই সম্পন্ন করা যাবে।
• বৈধতাবেশিরভাগ পদ্ধতির ক্ষেত্রে, একটি ডিজিটাল হাতে লেখা স্বাক্ষর ঐতিহ্যবাহী স্বাক্ষরের মতোই বৈধ।
• কোনও অতিরিক্ত খরচ নেই: : প্রধান ফাংশনগুলি সিস্টেমের মাধ্যমে অথবা বিনামূল্যের সংস্করণ অফার করে এমন অ্যাপগুলির মাধ্যমে বিনামূল্যে ব্যবহার করা যেতে পারে।

আইপ্যাডে ফর্ম পূরণ এবং নথি স্বাক্ষর করার পদ্ধতি

আইপ্যাডে স্বাক্ষর পূরণ, স্বাক্ষর এবং তৈরি করার বিভিন্ন উপায় রয়েছে, অপারেটিং সিস্টেমের অন্তর্নির্মিত বিকল্প থেকে শুরু করে উন্নত পিডিএফ সম্পাদনা অ্যাপ পর্যন্ত। সবকিছুই নির্ভর করবে ডকুমেন্টের ধরণের উপর, আপনার এককালীন স্বাক্ষর প্রয়োজন কিনা, নাকি একাধিক স্বাক্ষর প্রয়োজন, এবং ফর্মের জটিলতার উপর। নীচে, আমরা সর্বাধিক প্রস্তাবিত পদ্ধতিগুলি পর্যালোচনা করছি:

১. iPadOS-এ নেটিভ ডায়াল-আপ বৈশিষ্ট্য

হাতিয়ার মার্কআপ এটি একটি নেটিভ বৈশিষ্ট্য যা অ্যাপল সরাসরি iOS এবং iPadOS-এ সংহত করে। আপনি এটি Mail, Files, Photos এর মতো বিভিন্ন অ্যাপ থেকে অ্যাক্সেস করতে পারেন, এমনকি স্ক্রিনশট সম্পাদনা করার সময়ও। অতিরিক্ত কিছু ইনস্টল না করে দ্রুত PDF ফাইল সাইন করার জন্য এই বৈশিষ্ট্যটি বিশেষভাবে কার্যকর।

এটা কিভাবে কাজ করে? যখন আপনি একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ অ্যাপে একটি PDF বা ছবি খুলবেন, তখন পেন্সিল আইকনে (সাধারণত উপরের কোণে) আলতো চাপুন। তারপর, স্বাক্ষর বিকল্পটি নির্বাচন করুন। যদি এটি আপনার প্রথমবার হয়, তাহলে আপনি আপনার আঙুল বা অ্যাপল পেন্সিল ব্যবহার করে এটি তৈরি করতে পারেন। আপনি স্বাক্ষর তৈরি করার পরে iPad এটি সংরক্ষণ করবে, যা আপনাকে ভবিষ্যতে এটি পুনরায় ব্যবহার করার অনুমতি দেবে। আপনি একাধিক স্বাক্ষর তৈরি করতে পারেন, যার মধ্যে আদ্যক্ষর, পুরো নাম বা ডাকনাম অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, এবং যখন আর প্রয়োজন হবে না তখন সেগুলি মুছে ফেলতে পারেন।

• একাধিক স্বাক্ষর: বিভিন্ন স্বাক্ষর (নাম, আদ্যক্ষর, উপনাম) তৈরি এবং সংরক্ষণ করুন।
• সিঙ্ক্রোনাইজেশন: আপনি যদি একাধিক ডিভাইসে একই অ্যাপল আইডি ব্যবহার করেন, তাহলে আপনার স্বাক্ষর স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিঙ্ক হয়ে যাবে।
• মুছে ফেলা সহজ: ডায়ালিং থেকে আপনি তৈরি স্বাক্ষর পরিচালনা এবং মুছে ফেলতে পারবেন।

মার্কিং দিয়ে স্বাক্ষর করার জন্য সারসংক্ষেপ পদক্ষেপ:

1. একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ অ্যাপে (মেইল, ফাইল, ফটো, ইত্যাদি) ডকুমেন্টটি খুলুন।
2. মার্কআপ আইকনে (পেন্সিল) ট্যাপ করুন।
3. + বোতামটি নির্বাচন করুন এবং স্বাক্ষর নির্বাচন করুন।
4. যদি আপনার স্বাক্ষর সংরক্ষিত না থাকে, তাহলে আপনার আঙুল বা অ্যাপল পেন্সিল ব্যবহার করে একটি তৈরি করুন।
5. নথিতে সঠিক স্থানে স্বাক্ষরটি রাখুন এবং প্রয়োজন অনুসারে এর আকার বা অবস্থান সামঞ্জস্য করুন।

স্বাক্ষর করার পাশাপাশি, মার্কআপ আপনাকে নন-ইন্টারেক্টিভ ডকুমেন্টের ক্ষেত্রগুলি পূরণ করতে, নোট, তীর, চেক বাক্স এবং আরও অনেক কিছু যোগ করতে দেয়।

2. PDF বিশেষজ্ঞের সাথে PDF পূরণ করুন এবং স্বাক্ষর করুন

পিডিএফ বিশেষজ্ঞ এটি পিডিএফ ফর্ম সম্পাদনা, স্বাক্ষর এবং পূরণের জন্য অ্যাপল ইকোসিস্টেমের সবচেয়ে পরিচিত অ্যাপগুলির মধ্যে একটি। এটি ব্যবহার করা খুবই স্বজ্ঞাত এবং ইন্টারেক্টিভ ফর্ম (সম্পাদনাযোগ্য ক্ষেত্র সহ) এবং নন-ইন্টারেক্টিভ ফর্ম (স্ক্যান করা বা স্ট্যাটিক) উভয়কেই কভার করে।

পিডিএফ এক্সপার্টের মূল বৈশিষ্ট্য:

• সম্পাদনাযোগ্য ক্ষেত্রগুলি পূরণ করুন: টাইপ করতে, বাক্স চেক করতে, অথবা ড্রপ-ডাউন তালিকা থেকে বিকল্প নির্বাচন করতে ক্ষেত্রগুলিতে আলতো চাপুন।
• নন-ইন্টারেক্টিভ ফিল্ডের জন্য টুল: যেখানে কোনও সম্পাদনাযোগ্য ক্ষেত্র নেই সেখানে ম্যানুয়ালি টেক্সট, চেক চিহ্ন বা ক্রস, তারিখ এবং অন্যান্য টীকা যোগ করুন।
• স্বাক্ষর তৈরি এবং ব্যবস্থাপনা: আপনি আপনার ব্যক্তিগত স্বাক্ষর তৈরি করতে পারেন এবং যতবার খুশি পুনরায় ব্যবহার করতে পারেন। এমনকি আপনার কাছে তৃতীয় পক্ষের (যেমন, ক্লায়েন্ট) স্বাক্ষর যোগ করার বিকল্পও রয়েছে।
• দ্রুত মুছে ফেলা: পিডিএফ ফর্ম থেকে সমস্ত ডেটা সরান অথবা মাত্র কয়েকটি ট্যাপ দিয়ে পৃথক ক্ষেত্রগুলি মুছে ফেলুন।
• সামঞ্জস্য: অ্যাডোবি অ্যাক্রোফর্ম এবং স্ট্যাটিক এক্সএফএ ফর্ম সমর্থন করে, কিন্তু ডায়নামিক লাইভসাইকেল এক্সএফএ ফর্ম নয়।
• অতিরিক্ত সুরক্ষা: পরবর্তীতে সম্পাদনা না করার জন্য আপনি ফর্মটির একটি সমতল কপি সংরক্ষণ করতে পারেন।

PDF Expert-এর মাধ্যমে PDF ফর্ম পূরণ করার ধাপ:

1. অ্যাপ স্টোর থেকে PDF Expert ডাউনলোড করুন।
2. আপনার যে PDF ফর্মটি পূরণ করতে হবে তা খুলুন।
3. প্রতিটি টেক্সট ফিল্ড বা চেকবক্সে ক্লিক করুন এবং এটি পূরণ করুন।
4. নন-ইন্টারেক্টিভ ফর্মের জন্য, তথ্য ম্যানুয়ালি সম্পূর্ণ করতে টেক্সট, মার্কআপ এবং তারিখ টুল ব্যবহার করুন।
5. আপনার কাজ শেষ হয়ে গেলে, আপনি ফর্মটি শেয়ার করতে পারেন অথবা স্থায়ী কপি হিসেবে সংরক্ষণ করতে পারেন।

আপনি যদি প্রায়শই পিডিএফ ডকুমেন্ট নিয়ে কাজ করেন এবং ঝামেলামুক্ত, সর্বাত্মক সমাধানের প্রয়োজন হয়, তাহলে এই অ্যাপটি আদর্শ।

৩. ডকুমেন্ট সাইন করার জন্য মেল এবং অন্যান্য অ্যাপল অ্যাপ ব্যবহার করা

অনেক ব্যবহারকারী এখনও জানেন না যে অ্যাপ্লিকেশনটি মেল আইপ্যাড আপনাকে ইমেলের পিডিএফ সংযুক্তিতে স্বাক্ষর যোগ করার সুযোগ দেয়। এটি অ্যাপলের স্থানীয় পরিবেশ ছাড়াই স্বাক্ষরিত নথির উত্তর দেওয়ার এবং ফেরত দেওয়ার জন্য একটি দ্রুত এবং সহজ সমাধান।

এটা কিভাবে করবেন? মেইলে পিডিএফ অ্যাটাচমেন্ট সহ ইমেলটি খুলুন, অ্যাটাচমেন্টে ট্যাপ করুন এবং তারপর মার্কআপ বিকল্পটি নির্বাচন করুন। সেখান থেকে, আপনি উপরে বর্ণিত ডকুমেন্টে স্বাক্ষর করতে পারেন এবং কয়েকটি ট্যাপ দিয়ে এটি ফেরত পাঠাতে পারেন। এই ইন্টিগ্রেশনটি ফাইলস অ্যাপ এবং দ্রুত স্ক্রিনশট সম্পাদনা থেকেও উপলব্ধ।

• কিছু ইনস্টল না করেই: এটি ডিফল্টরূপে একটি অন্তর্নির্মিত ফাংশন।
• দ্রুত প্রতিক্রিয়ার জন্য আদর্শ: আপনাকে অ্যাপ ডাউনলোড বা স্যুইচ করার দরকার নেই।
• স্বাক্ষর সিঙ্ক্রোনাইজেশন: সমস্ত তৈরি স্বাক্ষর একই অ্যাপল আইডি সহ সমস্ত ডিভাইসে উপলব্ধ থাকবে।

৪. তৃতীয় পক্ষের অ্যাপ্লিকেশন: PDFelement এবং অন্যান্য বিকল্প

আপনি যদি আরও বৈশিষ্ট্য খুঁজছেন বা উন্নত পদ্ধতিতে PDF এর সাথে কাজ করার প্রয়োজন হয়, তাহলে অন্যান্য অ্যাপ্লিকেশন রয়েছে যেমন PDFelement যা আপনাকে আপনার iPad থেকে আপনার ডকুমেন্টে স্বাক্ষর, সম্পাদনা এবং পরিচালনা করতে দেয়। উদাহরণস্বরূপ, PDFelement আপনাকে সরাসরি স্ক্রিনে বা ছবি থেকে হাতে লেখা স্বাক্ষর তৈরি করতে দেয় এবং সহজেই আপনার ডকুমেন্টে যোগ করতে দেয়। ইন্টারফেসটি সহজ এবং যাদের PDF সম্পাদনার পূর্ব অভিজ্ঞতা নেই তাদের জন্য উপযুক্ত।

Ventajas:

• উন্নত সরঞ্জাম: সম্পূর্ণ PDF সম্পাদনা, OCR স্বীকৃতি, নথি সুরক্ষা ইত্যাদি।
• আপনার আঙুল বা অ্যাপল পেন্সিল দিয়ে স্বাক্ষর করুন: আপনার রুচি অনুযায়ী স্বাক্ষরের পুরুত্ব এবং রঙ বেছে নিন।
• ব্যবহারের সহজতা: খুবই স্বজ্ঞাত, এমনকি নতুনদের জন্যও।

আইপ্যাডে স্বাক্ষর তৈরি, সংরক্ষণ এবং পরিচালনা করার পদ্ধতি

অনেক পেশাদারের জন্য, একাধিক স্বাক্ষর সংরক্ষণ করা (পুরো নাম, আদ্যক্ষর, উপনাম) এবং সহজেই মুছে ফেলা বা সম্পাদনা করা কার্যকর। মার্কআপ টুল এবং PDF Expert এর মতো অ্যাপ উভয়ই আপনাকে দ্রুত আপনার স্বাক্ষর পরিচালনা করতে দেয়:

1. নতুন কোম্পানি তৈরি: স্বাক্ষর বৈশিষ্ট্য থেকে, একটি নতুন স্বাক্ষর যোগ করার বিকল্পটি নির্বাচন করুন। আপনি এটি আপনার আঙুল বা অ্যাপল পেন্সিল দিয়ে তৈরি করতে পারেন।
2. স্বনির্ধারণ: বিভিন্ন রূপ থেকে বেছে নিন: নাম, আদ্যক্ষর অথবা পেশাদার ডাকনাম।
3. স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণ: আইপ্যাড ভবিষ্যতে পুনঃব্যবহারের জন্য সমস্ত স্বাক্ষর সংরক্ষণ করবে।
4. নির্মূল: স্বাক্ষর ব্যবস্থাপনা মেনুতে প্রবেশ করুন এবং কেবল মুছে ফেলুন বোতাম টিপে আপনার আর প্রয়োজন নেই এমনগুলি মুছে ফেলুন।

এই বৈশিষ্ট্যটি বিশেষভাবে কার্যকর যদি আপনি বিভিন্ন ক্লায়েন্ট বা প্রকল্পের নথি পরিচালনা করেন এবং স্বাক্ষরগুলি সংগঠিত রাখতে চান।

আইপ্যাডে ইন্টারেক্টিভ এবং নন-ইন্টারেক্টিভ ফর্ম পূরণ করুন

আমাদের অবশ্যই এর মধ্যে পার্থক্য করতে হবে ইন্টারেক্টিভ পিডিএফ ফর্ম (সম্পাদনাযোগ্য ক্ষেত্র সহ) এবং অ-ইন্টারেক্টিভ (যেখানে আপনাকে স্ক্যান করা ডকুমেন্ট বা ছবির উপর লিখতে হবে)। উপরে উল্লিখিত অ্যাপ্লিকেশনগুলি উভয় ক্ষেত্রেই প্রযোজ্য:

• ইন্টারেক্টিভ আকারে, কেবল প্রতিটি ক্ষেত্রে ট্যাপ করুন এবং সংশ্লিষ্ট বিকল্পটি টাইপ করুন বা নির্বাচন করুন (টেক্সট, নম্বর, তারিখ, চেকবক্স, অথবা ড্রপ-ডাউন তালিকা)।
• অ-ইন্টারেক্টিভ আকারে, ডকুমেন্টে পূরণের অনুকরণ করতে টেক্সট, মার্কআপ, অথবা ড্রয়িং টুল ব্যবহার করুন।

এছাড়াও, যদি আপনার প্রয়োজন হয় একটি PDF ফর্মের বিষয়বস্তু মুছে ফেলুনপিডিএফ এক্সপার্টের মতো অ্যাপগুলি সমস্ত প্রবেশ করানো ডেটা বা শুধুমাত্র নির্দিষ্ট ক্ষেত্রগুলি মুছে ফেলার বিকল্প অফার করে, যা আপনার যদি ভুল হয়ে থাকে বা তথ্য পাঠানোর আগে পরিবর্তন করার প্রয়োজন হয় তবে এটি খুবই কার্যকর।

আইপ্যাডে ডকুমেন্ট সাইন করার সর্বাধিক সুবিধা পাওয়ার জন্য টিপস

• একটি অপরিবর্তনীয় কপি রাখুন যদি আপনি চান না যে অন্যরা পরে এটি পরিবর্তন করতে সক্ষম হোক, তাহলে স্বাক্ষরিত নথিটিকে "চ্যাপ্টা" কপি হিসেবে সংরক্ষণ করুন।
• আপনি যদি চান তাহলে অ্যাপল পেন্সিল ব্যবহার করুন আরও স্বাভাবিক এবং সুনির্দিষ্ট স্বাক্ষর, যদিও আপনি কোনও সমস্যা ছাড়াই আপনার আঙুল ব্যবহার করতে পারেন।
• ডিজিটাল স্বাক্ষরের আইনি বৈধতা সম্পর্কে আপনার যদি কোনও প্রশ্ন থাকে, তাহলে আপনার দেশ বা সেক্টরের নিয়মকানুনগুলি দেখুন; বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, এটি মৌলিক ব্যক্তিগত বা ব্যবসায়িক পদ্ধতির জন্য যথেষ্ট।

আইপ্যাড দিয়ে স্বাক্ষর করা এবং ডিজিটাল সার্টিফিকেট দিয়ে স্বাক্ষর করার মধ্যে পার্থক্য

এটি পরিষ্কার হওয়া জরুরি মার্কআপ বা অনুরূপ সরঞ্জাম ব্যবহার করে আইপ্যাডে একটি নথিতে স্বাক্ষর করা একটি ডিজিটাল হাতে লেখা স্বাক্ষরের সমতুল্য।, যা অনেক প্রসঙ্গে বৈধ কিন্তু একটি উন্নত ইলেকট্রনিক স্বাক্ষরকে ডিজিটাল সার্টিফিকেট দিয়ে প্রতিস্থাপন করে না, যা জনপ্রশাসনের সামনে সরকারী পদ্ধতি বা সম্পূর্ণ আইনি বৈধতা সম্পন্ন পদ্ধতির জন্য প্রয়োজনীয়।

আপনার যদি প্রয়োজন হয় একটি সম্পূর্ণ আইনি প্রমাণীকরণ সহ ডিজিটাল স্বাক্ষর, আপনাকে একটি ডিজিটাল সার্টিফিকেট ইনস্টল করতে হবে এবং ম্যাক বা আইপ্যাডে সামঞ্জস্যপূর্ণ সরঞ্জাম ব্যবহার করতে হবে, অথবা ডিজিটাল শনাক্তকরণের জন্য অন্যান্য নির্দিষ্ট সমাধান ব্যবহার করতে হবে।

আপনার আইপ্যাড থেকে আপনি কোন ধরণের নথি পূরণ এবং স্বাক্ষর করতে পারেন?

আইপ্যাডের বহুমুখীতা এবং এই সরঞ্জামগুলি আপনাকে এখান থেকে পরিচালনা করতে দেয় ট্যাক্স ফর্ম, চাকরির আবেদন, ব্যাংক নথি, মেডিকেল রিপোর্ট বা পিডিএফ ফর্ম্যাটে জমা দেওয়া যেকোনো ফর্মের চুক্তি এবং চালানসবচেয়ে সাধারণ প্রকারের মধ্যে রয়েছে:

• আবেদনপত্র (কর্মসংস্থান, ব্যাংক, বীমা, ইত্যাদি)
• ট্যাক্স ফর্ম (ট্যাক্স এজেন্সি মডেল যেমন 1040, W9, W4, W2, ইত্যাদি)
• উদ্ধৃতি এবং অনুমান
• ইজারা, পরিষেবা বা ক্রয় চুক্তি
• দুর্ঘটনার রিপোর্ট, পারমিট, শপথের বিবৃতি

আইপ্যাডে একটি নথি পূরণ এবং স্বাক্ষর করার পরে কী করবেন?

আপনার ফর্ম বা নথি পূরণ এবং স্বাক্ষর করার পরে, আপনি এটি দ্রুত সংরক্ষণ বা ভাগ করতে পারেনঅ্যাপগুলি থেকেই, আপনি স্বাক্ষরিত ফাইলটি ইমেলের মাধ্যমে পাঠাতে পারেন, ক্লাউডে আপলোড করতে পারেন (iCloud Drive, Google Drive, Dropbox, ইত্যাদি), WhatsApp এর মাধ্যমে শেয়ার করতে পারেন, অথবা অন্য কোনও উপায়ে। অতিরিক্ত সুরক্ষার জন্য, পরবর্তী সম্পাদনাগুলি রোধ করতে ফাইলটিকে "ফ্ল্যাটেড" কপি হিসাবে সংরক্ষণ করতে ভুলবেন না।

পিডিএফ ডকুমেন্ট স্বাক্ষর এবং সম্পূর্ণ করার জন্য আইপ্যাড একটি দ্রুত, সুবিধাজনক এবং পেশাদার সমাধান প্রদান করে। স্থানীয় সরঞ্জাম এবং বিশেষায়িত অ্যাপের সাহায্যে, আপনি মুদ্রণ এবং সময়সাপেক্ষ কাগজপত্র ভুলে যেতে পারেন এবং যেকোনো জায়গা থেকে, যেকোনো সময় আপনার সমস্ত ডকুমেন্ট পরিচালনা করতে পারেন। আপনি যদি এখনও আপনার আইপ্যাড দিয়ে ডিজিটালভাবে স্বাক্ষর করার চেষ্টা না করে থাকেন, তাহলে এখনই এর সুবিধাগুলি গ্রহণ করার এবং আপনার ডকুমেন্টগুলিকে ডিজিটাইজ করার জন্য একটি দুর্দান্ত সময়।