আইফোনের মেইল অ্যাপটি কাজ করা, পড়াশোনা করা এবং দৈনন্দিন জীবনকে গুছিয়ে নেওয়ার জন্য একটি অপরিহার্য উপকরণ হয়ে উঠেছে । যদিও প্রথম নজরে এটিকে একটি সাধারণ অ্যাপ্লিকেশন বলে মনে হতে পারে, আসলে এর মধ্যে এমন অনেক শক্তিশালী বৈশিষ্ট্য লুকিয়ে আছে, যেগুলোর অস্তিত্ব সম্পর্কে অনেকেই জানেন না; যেমন আইফোনের জন্য ইমেইল সংক্রান্ত বিভিন্ন কৌশল।
আপনি যদি আগে থেকেই একটি আইফোন, আইপ্যাড বা ম্যাক ব্যবহার করেন, তাহলে মেইল আপনার জন্য আরও বেশি সুবিধাজনক, কারণ এটি অ্যাপল ইকোসিস্টেমের বাকি অংশগুলোর সাথে নির্বিঘ্নে সংযুক্ত হয় : ক্যালেন্ডার, নোটস, রিমাইন্ডার, সিরি… সবকিছু একসাথে মিলে আপনাকে মেইল অ্যাপটি কনফিগার করতে এবং আপনার ইমেলগুলো কম চাপ, আরও সুশৃঙ্খলতা ও কিছু অত্যন্ত কার্যকরী শর্টকাটের মাধ্যমে পরিচালনা করতে সাহায্য করে, যেগুলো একবার ব্যবহার করলে আপনি ছাড়তে চাইবেন না।
আইফোন এবং অ্যাপল ইন্টেলিজেন্সে মেইল: একটি স্মার্ট ইনবক্স
মেইল অ্যাপের সাথে নতুন অ্যাপল ইন্টেলিজেন্সের সমন্বয় আপনার ইনবক্সকে আরও অনেক বেশি স্মার্ট করে তোলে । অ্যাপলের এআই-এর কল্যাণে, আপনি ইমেল পুরোপুরি না খুলেই সেগুলোর দ্রুত সারাংশ দেখতে পারেন—যা সময়ের অভাবে এবং পড়ার জন্য অনেকগুলো মেসেজ থাকলে খুবই উপযোগী।
এছাড়াও, অ্যাপটি ইনবক্স-স্তরের সারাংশ প্রদান করে , যা আপনাকে প্রতিটি ইমেলের প্রাসঙ্গিক তথ্য, যেমন তারিখ, পরিমাণ এবং বিষয়সহ একটি প্রিভিউ দেখায়। এর ফলে আপনি এক নজরেই সিদ্ধান্ত নিতে পারেন কোন বার্তাগুলোর উত্তর আগে দেবেন এবং কোনগুলো পরে দেওয়া যাবে।
আরেকটি অত্যন্ত দরকারি বৈশিষ্ট্য হলো আপনার ইনবক্সের শীর্ষে অগ্রাধিকারমূলক ইমেলগুলো পিন করার সুবিধা । এর ফলে, সারাদিন ধরে আসা নোটিফিকেশন, নিউজলেটার এবং প্রমোশনের ভিড়ে আপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলো হারিয়ে যায় না।
কিছু ওয়ার্কফ্লোতে, আপনি ChatGPT-এর মতো AI মডেলের সাথে ইন্টিগ্রেশনের সুবিধাও নিতে পারেন , যা আপনাকে দ্রুত উত্তর তৈরি করতে, দীর্ঘ লেখা পরিমার্জন করতে, বা সংক্ষিপ্ত নির্দেশের ভিত্তিতে উত্তর তৈরি করতে সাহায্য করে। আপনি যদি প্রচুর পেশাদার বা পুনরাবৃত্তিমূলক ইমেল পাঠান, তবে এটি বিশেষভাবে কার্যকর।
স্বয়ংক্রিয় শ্রেণীকরণ এবং উন্নত সংগঠন
ইমেইলের অতিরিক্ত চাপ এড়ানোর অন্যতম উপায় হলো, সবকিছু নিজে হাতে না করেই আপনার ইনবক্সকে অন্তত ন্যূনতমভাবে গোছানো রাখা । আইফোনের মেইলে স্বয়ংক্রিয় শ্রেণিবিন্যাস ব্যবস্থা রয়েছে যা ইমেইলগুলোকে বিষয়বস্তুর ধরন অনুযায়ী আলাদা করে, এবং এটি আপনাকে আপনার পছন্দ অনুযায়ী বিন্যাসটি সাজিয়ে নিতে ফোল্ডারগুলোর নাম পরিবর্তন করার সুযোগও দেয়।
মেসেজগুলোকে প্রাইমারি, ট্রানজ্যাকশন, আপডেট এবং প্রোমোশনের মতো বিভিন্ন ক্যাটাগরিতে ভাগ করা যায় , যা আপনাকে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলোর (ইনভয়েস, কাজের মেসেজ, ব্যক্তিগত তথ্য) ওপর মনোযোগ দিতে এবং যেসব নিউজলেটার বা মার্কেটিং ইমেইলের তাৎক্ষণিক উত্তরের প্রয়োজন নেই, সেগুলোকে দূরে রাখতে সাহায্য করে।
আপনার ইমেল দেখার এই পদ্ধতিটি যদি আপনার পছন্দ না হয়, তবে আপনি সহজেই ক্যাটাগরি অনুযায়ী সাজানো ভিউ এবং প্রচলিত অবিচ্ছিন্ন তালিকার মধ্যে পরিবর্তন করতে পারেন । আপনাকে শুধু চেষ্টা করে দেখতে হবে কোন মোডটি আপনার ইমেল ব্যবহারের অভ্যাসের জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত।
আর যদি আপনি সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ চান, তাহলে আপনার কাছে মেসেজগুলোকে ম্যানুয়ালি অন্য ক্যাটাগরিতে পুনর্বিন্যাস করার বিকল্প রয়েছে । এভাবে, কিছুটা অনুশীলনের পর, আপনার ইনবক্সটি অ্যাপের ডিফল্ট অগ্রাধিকার পদ্ধতির পরিবর্তে আপনার নিজস্ব অগ্রাধিকার পদ্ধতিকেই প্রতিফলিত করবে।
ইমেল পাঠানো পূর্বাবস্থায় ফেরান: আপনার জরুরি জীবনরেখা
আমরা সবাই কখনো না কখনো অ্যাটাচমেন্ট দিতে ভুলে গিয়ে, ভুল প্রাপকের কাছে ইমেল পাঠিয়েছি , কিংবা প্রথম লাইনেই মারাত্মক টাইপিংয়ের ভুল করেছি । চরম আতঙ্কের সেইসব মুহূর্তের জন্য, আইফোনের মেইলে ‘আনডু সেন্ড’ ফিচারটি রয়েছে।
আপনি যখন একটি ইমেল পাঠান, অ্যাপটি তা সঙ্গে সঙ্গে পাঠিয়ে দেয় না; পরিবর্তে, এটি একটি সংক্ষিপ্ত, নিয়ন্ত্রণযোগ্য বিলম্ব প্রয়োগ করে । এই সময়ে, স্ক্রিনের নীচে "আনডু সেন্ড" বোতামটি দেখা যায়। এটিতে ট্যাপ করলে ইমেলটি পুনরুদ্ধার হয় এবং সম্পাদনা মোডে ফিরে আসে।
সেটিংস > মেইল থেকে, আপনি মেইল পাঠানোর জন্য আনডু টাইম বেছে নিতে পারেন , যা সাধারণত ১০, ২০ বা ৩০ সেকেন্ডের মধ্যে থাকে। এটা খুব বেশি সময় বলে মনে না হলেও, বাস্তবে এটি আপনাকে প্রাপকের কাছে পৌঁছানোর আগে কোনো ভুল লক্ষ্য করে তা সংশোধন করার জন্য যথেষ্ট সময় দেয়।
প্রাপকদের যাচাই করা, লেখা পরিবর্তন করা, নথি যোগ করা, অথবা খুব দেরি হয়ে যাওয়ার আগেই বার্তার সুর পুনর্বিবেচনা করার জন্য এই সিস্টেমটি একদম উপযুক্ত । এটি সেইসব বৈশিষ্ট্যের মধ্যে একটি, যার গুরুত্ব আপনি ততক্ষণ পর্যন্ত বুঝতে পারবেন না, যতক্ষণ না এটি আপনাকে একটি বড় ঝামেলা থেকে বাঁচায়।
গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলির অনুস্মারক এবং ট্র্যাকিং
যখন আপনি এমন কোনো ইমেল পান যার জন্য ব্যবস্থা নেওয়া প্রয়োজন, তখন যদি আপনি অবিলম্বে সেটির সমাধান না করেন, তবে তা সহজেই আপনার চোখ এড়িয়ে যেতে পারে। এটি যাতে না ঘটে, তা নিশ্চিত করতে মেইল বিভিন্ন রিমাইন্ডার এবং ট্র্যাকিং বৈশিষ্ট্য প্রদান করে।
একদিকে, আপনার কাছে একটি নির্দিষ্ট ইমেলের জন্য রিমাইন্ডার নির্ধারণ করার বিকল্প রয়েছে । মেসেজটি ডানদিকে সোয়াইপ করুন, 'More'-এ ট্যাপ করুন এবং 'Email reminders' নির্বাচন করুন। আপনি 'In 1 hour', 'Tonight', 'Tomorrow' বা আপনার পছন্দের তারিখ ও সময়ের মতো অ্যালার্ট থেকে বেছে নিতে পারেন।
এছাড়াও অ্যাপলের এআই দ্বারা চালিত একটি ‘ফলো-আপ সাজেশন্স’ ফিচার রয়েছে । আপনি যদি এমন কোনো ইমেল পাঠান যার উত্তর প্রয়োজন বলে মনে হয় এবং কেউ তার উত্তর না দেয়, তাহলে অ্যাপটি কিছুক্ষণ পর সেই ইমেলটি আপনার ইনবক্সে ফিরিয়ে আনতে পারে, যাতে আপনি সেটি দেখে ফলো-আপ করতে পারেন।
কিছু সেটিংসে, আপনি উত্তর না দেওয়া ইমেলগুলো তালিকার শীর্ষে ফিরে আসার জন্য একটি সময়সীমাও নির্ধারণ করতে পারেন (উদাহরণস্বরূপ, তিন দিন পর)। কর্ম-সম্পর্কিত বিষয়, বাজেট, অনুরোধ বা এমন যেকোনো ইমেল যা আপনি ভিড়ের মধ্যে হারিয়ে যেতে দিতে চান না, সেগুলোর জন্য এটি খুবই উপযোগী।
এই পরামর্শগুলো আপনার কাছে বিরক্তিকর মনে হলে, আপনি মেইলের সেটিংস থেকে এগুলো নিষ্ক্রিয় করে দিতে পারেন । কিন্তু সঠিকভাবে কনফিগার করা হলে, এগুলো এক নীরব সহকারীর মতো কাজ করে, যা আপনাকে সত্যিকারের গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলো সম্পর্কে অবগত রাখে।
ইমেলগুলিকে টাস্ক এবং নোটে রূপান্তর করুন: অনুস্মারক এবং নোট
অ্যাপল ইকোসিস্টেমের অন্যতম বড় সুবিধা হলো, এর সবকিছুই একে অপরের সাথে যোগাযোগ করে । মেইলের ক্ষেত্রে, রিমাইন্ডার এবং নোটস অ্যাপগুলোর মাধ্যমে এটি বিশেষভাবে লক্ষণীয়।
যদি কোনো ইমেইলে কোনো পেন্ডিং টাস্ক থাকে, তাহলে আপনি সিরি ভয়েস কমান্ড ব্যবহার করে অথবা মেসেজটি রিমাইন্ডারস অ্যাপে ড্র্যাগ করে দ্রুত সেটিকে একটি রিমাইন্ডারে পরিণত করতে পারেন । এভাবে, পেন্ডিং অ্যাকশনসহ প্রতিটি ইমেইল একটি টাস্কে পরিণত হয়, যেখানে একটি নির্দিষ্ট ডেডলাইন, নোটিফিকেশন এবং সেটিকে সম্পন্ন হিসেবে চিহ্নিত করার অপশন থাকে।
আপনি পুরো ইমেলকেও রিমাইন্ডারের সাথে লিঙ্ক করতে পারেন , যাতে সেই টাস্কটি খুললেই আপনি সরাসরি মূল মেসেজটি পেয়ে যান। এটি বিশেষ করে ডেডলাইন, অ্যাপয়েন্টমেন্ট বা প্রশাসনিক কাজের জন্য খুবই উপযোগী।
নোটস অ্যাপটিও একইভাবে কাজ করে: আপনি যদি প্রায়শই নোট নেন, তাহলে ইমেলগুলোকে ড্র্যাগ অ্যান্ড ড্রপ করে একটি নোটের মধ্যে লিঙ্ক হিসেবে সংরক্ষণ করতে পারেন । এইভাবে, উদাহরণস্বরূপ, আপনি কোনো একটি প্রজেক্ট সম্পর্কে একটি নোট নিতে পারেন এবং সম্পূর্ণ বিষয়বস্তু কপি-পেস্ট না করেই প্রাসঙ্গিক ইমেলগুলোকে লিঙ্ক হিসেবে যোগ করতে পারেন।
এইভাবে, আপনার ধারণা, ইমেল এবং কাজগুলো একটিমাত্র ওয়ার্কফ্লোতে একত্রিত হয় , এবং গুরুত্বপূর্ণ তথ্য পর্যালোচনা করার জন্য আপনাকে প্রতিবার ইনবক্স ঘাঁটতে হয় না।
ক্যালেন্ডার ইন্টিগ্রেশন: ইমেলগুলিকে ইভেন্টে রূপান্তর করুন
ইমেইলের মাধ্যমে আমরা যেসব বিষয় পরিকল্পনা করি, তার অনেক কিছুই শেষ পর্যন্ত অ্যাপয়েন্টমেন্টে পরিণত হয়: যেমন মিটিং, ভ্রমণ, খাবার, ডেলিভারি, ডাক্তারের অ্যাপয়েন্টমেন্ট ইত্যাদি। মেইল এবং ক্যালেন্ডারের সমন্বয় এই কথোপকথনগুলোকে ইভেন্টে পরিণত করা অত্যন্ত সহজ করে তোলে।
যখন কোনো বার্তায় তারিখ, সময় বা মিটিংয়ের বিবরণ থাকে, তখন সিস্টেম সাধারণত সেগুলো শনাক্ত করে এবং সরাসরি ইমেল থেকেই একটি ইভেন্ট তৈরি করার প্রস্তাব দেয় । এক ট্যাপেই আপনি সেই তথ্য আপনার ক্যালেন্ডারে স্থানান্তর করতে পারেন, যার জন্য আপনাকে পুরোটা নিজে হাতে টাইপ করার প্রয়োজন হয় না।
তাছাড়া, ইমেল থেকে তৈরি করা ইভেন্টগুলোতে সাধারণত মূল ইমেলের একটি সরাসরি লিঙ্ক বজায় থাকে । এর মানে হলো, আপনার ক্যালেন্ডার দেখার সময় আপনি ইভেন্টটি খুলেই সাথে সাথে সেই বার্তাটি দেখতে পারবেন, যেখানে আলোচিতব্য বিষয়, ঠিকানা বা অংশগ্রহণকারীদের বিবরণ দেওয়া থাকে।
এই ইন্টিগ্রেশনটি 'অ্যাপয়েন্টমেন্ট সহ একটি ইমেল পাওয়া' এবং 'ক্যালেন্ডারে এটি যোগ করা'-র মধ্যকার জটিলতা অনেকাংশে কমিয়ে দেয় এবং সময়মতো মিটিং লিখে না রাখার কারণে তা ভুলে যাওয়া প্রতিরোধ করে ।
আপনার গুরুত্বপূর্ণ পরিচিতিদের জন্য ভিআইপি তালিকা এবং বিশেষ সতর্কতা
সব প্রেরক সমান গুরুত্বপূর্ণ নন। মেইলের মাধ্যমে, আপনি ভিআইপি তালিকা তৈরি করে সেইসব ব্যক্তিদের চিহ্নিত করতে পারেন যাদের যোগাযোগ অত্যন্ত জরুরি : যেমন আপনার বস, আপনার সরাসরি টিম, গুরুত্বপূর্ণ গ্রাহক, পরিবার, ইত্যাদি।
ভিআইপি তালিকায় কোনো পরিচিতি যোগ করতে, মেইল অ্যাপটি খুলুন, সেই ব্যক্তির পাঠানো একটি ইমেল খুঁজুন, তার নামের উপর ট্যাপ করুন এবং "ভিআইপি তালিকায় যোগ করুন " নির্বাচন করুন। এই পরিচিতিদের পাঠানো ইমেলগুলো বাকিগুলো থেকে আলাদা একটি বিশেষ "ভিআইপি" ইনবক্সে দেখা যাবে।
এছাড়াও, আপনি ভিআইপিদের জন্য নির্দিষ্ট নোটিফিকেশন কনফিগার করতে পারেন । সেটিংস > মেইল > নোটিফিকেশন থেকে, আপনি অ্যালার্ট, সাউন্ড এবং স্টাইল কাস্টমাইজ করতে পারেন। এমনকি বিভিন্ন টোন, ভাইব্রেশন বা লক স্ক্রিনে ভিন্ন ভিন্ন চেহারাসহ "ভিআইপি নোটিফিকেশন"-এর মতো অপশনও রয়েছে।
মেইলে ৫০টিরও বেশি বিভিন্ন নোটিফিকেশন টোন থেকে বেছে নেওয়ার সুযোগ রয়েছে , ফলে আপনি আপনার গুরুত্বপূর্ণ কন্ট্যাক্টগুলোর জন্য আরও আকর্ষণীয় একটি টোন নির্ধারণ করতে পারেন। এভাবে, স্ক্রিনের দিকে না তাকিয়েও আপনি জানতে পারবেন যে এমন একটি ইমেল এসেছে যার প্রতি আপনার অবিলম্বে মনোযোগ দেওয়া প্রয়োজন।
ভিআইপি মেইলবক্সটি অ্যাপ থেকেই সেট আপ ও পরিচালনা করা হয় এবং আপনি এই ক্যাটাগরিতে প্রায় একশ জন পর্যন্ত লোককে যুক্ত করতে পারেন , যা সত্যিকারের জরুরি বিষয়গুলোকে বাকিদের থেকে আলাদা করার জন্য যথেষ্টরও বেশি।
বিজ্ঞপ্তি, বেলুন এবং সিরি কাস্টমাইজ করা
মেইল যেভাবে নতুন মেসেজের নোটিফিকেশন দেয়, তার ওপরই নির্ভর করে আপনি ক্রমাগত মনোযোগ হারাবেন নাকি নিয়মিত অ্যালার্ট পাবেন । সৌভাগ্যবশত, আইওএস-এ বেশ উচ্চ স্তরের কাস্টমাইজেশনের সুযোগ রয়েছে।
সেটিংস > মেইল > নোটিফিকেশন থেকে, আপনি কীভাবে, কখন এবং কার কাছ থেকে অ্যালার্ট পেতে চান তা বেছে নিতে পারেন । আপনি সাউন্ড চালু বা বন্ধ করতে পারেন, ব্যানার প্রদর্শন করতে পারেন, লক স্ক্রিনে বা নোটিফিকেশন সেন্টারে নোটিফিকেশন দেখাতে পারেন এবং প্রতিটি অ্যাকাউন্টের জন্য এই সবকিছু সামঞ্জস্য করতে পারেন।
মেইল আইকনের ক্লাসিক লাল বেলুনগুলোও কাস্টমাইজ করা যায়। উদাহরণস্বরূপ, অ্যাপের সেটিংস বিভাগে আপনি বেছে নিতে পারেন যে এই সংখ্যাটি সমস্ত অপঠিত ইমেল দেখাবে, নাকি শুধু আপনার প্রাইমারি ইনবক্সের ইমেলগুলো দেখাবে । এর ফলে, আপনার আগ্রহ নেই এমন নিউজলেটারের কারণে তৈরি হওয়া বিশাল সংখ্যা দেখা এড়ানো যায়।
আরেকটি আকর্ষণীয় বিকল্প হলো সিরিকে দিয়ে আপনার ইমেল নোটিফিকেশনগুলো জোরে পড়িয়ে নেওয়া। সেটিংস > মেইল > নোটিফিকেশন > “অ্যানাউন্স নোটিফিকেশনস” থেকে, আপনি এই অ্যাসিস্ট্যান্টকে সামঞ্জস্যপূর্ণ হেডফোনে বা আপনার গাড়িতে মেইল নোটিফিকেশনগুলো জোরে পড়ে শোনানোর অনুমতি দিতে পারেন।
এই সিস্টেমটি আপনাকে শুনতে দেয় কে আপনাকে লিখছে এবং বার্তার বিষয়বস্তু কী , এবং তারপর আপনি কণ্ঠস্বরের মাধ্যমে প্রতিক্রিয়া জানাতে পারেন, যা হাঁটার সময়, ব্যায়াম করার সময় বা স্বাচ্ছন্দ্যে স্ক্রিনের দিকে তাকাতে না পারার ক্ষেত্রে খুবই উপযোগী।
প্রেরক অনুসারে সোয়াইপ এবং গ্রুপিং অ্যাকশন
আপনি যদি ইমেল ব্যবস্থাপনা দ্রুত করতে চান, তাহলে মেসেজ লিস্টে সোয়াইপ অ্যাকশনগুলো সঠিকভাবে কনফিগার করা উচিত । সেটিংস > মেইল > মেসেজ লিস্ট > সোয়াইপ অপশন-এ গিয়ে আপনি বেছে নিতে পারেন যে, কোনো ইমেল বামে বা ডানে সোয়াইপ করলে অ্যাপটি কী করবে।
বিকল্পগুলোর মধ্যে রয়েছে আর্কাইভ, ডিলিট, পঠিত/অপঠিত হিসেবে চিহ্নিত করা, ইনবক্সে সরানো, ফ্ল্যাগ করা, অথবা রিমাইন্ডার নির্ধারণ করা । ট্যাপের সংখ্যা কমাতে, আদর্শগতভাবে আপনার প্রতিদিনের সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত কাজগুলো এই বিকল্পগুলোতে বরাদ্দ করা উচিত।
আরেকটি দরকারি ফিচার হলো ‘প্রেরক অনুযায়ী গ্রুপ’ (Group by sender), যা একই ব্যক্তির পাঠানো সমস্ত ইমেলকে একটিমাত্র থ্রেড বা কথোপকথনে একত্রিত করে । এর ফলে সেই কন্ট্যাক্টের সাথে আপনার যোগাযোগের ইতিহাস মনে রাখা, পুরোনো মেসেজ পর্যালোচনা করা, বা একটি একটি করে খোঁজাখুঁজি না করেই কোনো অ্যাটাচমেন্ট খুঁজে বের করা অনেক সহজ হয়ে যায়।
আপনি যদি আরও প্রথাগত একটি দৃশ্য পছন্দ করেন, তবে আপনি সর্বদা এই বিকল্পটি নিষ্ক্রিয় করতে পারেন অথবা এটিকে নির্দিষ্ট থ্রেডের মধ্যে সীমাবদ্ধ রাখতে পারেন । অ্যাপটি আপনাকে আপনার সুবিধামতো কথোপকথন চালিয়ে যাওয়ার স্বাধীনতা দেয়।
এছাড়াও, সেটিংস > মেইল-এ, আপনি "মেসেজ লিস্ট"-এর মধ্যে "টু/সিসি লেবেল" অপশনটি চালু করতে পারেন । এর মাধ্যমে, আপনি এক নজরে দেখতে পারবেন যে ইমেলটি সরাসরি আপনাকে পাঠানো হয়েছে, আপনাকে কপি করা হয়েছে, নাকি এটি কোনো বড় গ্রুপের অংশ—যা অগ্রাধিকার নির্ধারণের জন্য খুবই উপযোগী।
একাধিক অ্যাকাউন্ট এবং বিশেষ মেলবক্সের ব্যবস্থাপনা
মেইল শুধু আইক্লাউডেই সীমাবদ্ধ নয়। আপনি সেটিংস > মেইল > অ্যাকাউন্টস থেকে আপনার জিমেইল, আউটলুক, ইয়াহু, এক্সচেঞ্জ, গুগল ওয়ার্কস্পেস এবং আরও অনেক অ্যাকাউন্ট যোগ করতে পারেন , এবং আমাদের এই নির্দেশিকাটি আপনাকে দেখাবে কীভাবে আপনার আইফোনে জিমেইল সেট আপ করতে হয় ।
একবার সেট আপ করা হয়ে গেলে, আপনার সমস্ত ইমেল অ্যাপটিতে একত্রিত হয়ে যাবে , তবে প্রয়োজনে আপনি প্রতিটি অ্যাকাউন্টের জন্য আলাদা মেইলবক্সও রাখতে পারবেন। আপনি একটি ডিফল্ট প্রেরক অ্যাকাউন্টও নির্ধারণ করতে পারেন, যাতে আপনার সমস্ত ইমেল সাধারণত সেই ঠিকানা থেকে পাঠানো হয় যা আপনি সবচেয়ে বেশি ব্যবহার করেন।
সাধারণ মেইলবক্সগুলো (ইনবক্স, সেন্ট, ট্র্যাশ, ইত্যাদি) ছাড়াও, আপনি 'টু/সিসি' মেইলবক্সের মতো বিশেষ ভিউ সক্রিয় করতে পারেন , যা বিশেষভাবে আপনাকে পাঠানো সমস্ত মেইলকে একসাথে রাখে। এটি প্রদর্শন করতে, মেইলে যান, মেইলবক্স > এডিট-এ ক্লিক করুন এবং 'টু অর সিসি' নির্বাচন করুন।
এই ভিউটি সেইসব ইমেলের মধ্যে পার্থক্য করতে খুব সহায়ক, যেগুলোর মূল প্রেরক আপনি এবং যেগুলোতে আপনাকে শুধু কপি করা হয়েছে । এটি আপনাকে সেই ইমেলগুলোকে অগ্রাধিকার দিতে সাহায্য করে, যেগুলোতে সত্যিই আপনার সরাসরি সম্পৃক্ততা প্রয়োজন।
ইমেল স্বাক্ষর এবং দ্রুত টেমপ্লেট
আপনার ইমেল সিগনেচার হলো আপনার বিজনেস কার্ড। আইফোনে, আপনি সেটিংস > মেইল > সিগনেচার থেকে একটি অ্যাকাউন্টের জন্য অথবা প্রতিটি অ্যাকাউন্টের জন্য আলাদাভাবে কাস্টম টেক্সট সিগনেচার সেট করতে পারেন।
ডিফল্টরূপে, সাধারণত "Sent from my iPhone" বার্তাটি দেখা যায়, কিন্তু আপনি এটিকে আপনার নাম, পদবি, কোম্পানি, ফোন নম্বর, ওয়েবসাইট বা আপনার পছন্দের অন্য যেকোনো তথ্য দিয়ে প্রতিস্থাপন করতে পারেন । তবে, iOS-এ সিগনেচারটি শুধুমাত্র টেক্সট-ভিত্তিক হয়, এতে কোনো ছবি বা উন্নত ফরম্যাটিং থাকে না।
ম্যাকে এটি আরও এক ধাপ এগিয়ে: মেইল অ্যাপ আপনাকে বিভিন্ন সিগনেচার তৈরি করতে এবং সেগুলোকে টেমপ্লেট হিসেবে ব্যবহার করতে দেয় । আপনি নমুনা বার্তার খসড়া তৈরি করতে পারেন, সেগুলোকে একটি বর্ণনামূলক নাম দিতে পারেন এবং তারপর সেগুলোকে "সমস্ত সিগনেচার" বিভাগে টেনে নিয়ে যেতে পারেন।
যখন আপনি একটি নতুন ইমেল কম্পোজ করবেন, তখন আপনি এই টেমপ্লেট সিগনেচারগুলোর যেকোনো একটি বেছে নিতে পারেন , ফলে আপনাকে বারবার একই উত্তর টাইপ করতে বা পুরোনো ইমেল কপি-পেস্ট করতে হবে না। এটি আপনার নিজস্ব কুইক রিপ্লাই সিস্টেম তৈরি করার একটি খুব সহজ উপায়।
শিপমেন্টের সময়সূচী নির্ধারণ করুন এবং দ্রুত সাবস্ক্রিপশন বাতিল করুন
আপনি যদি আপনার সময়কে টাইম স্লট অনুযায়ী সাজিয়ে নেন, তাহলে ইমেল শিডিউল করার সুবিধাটি আপনার কাছে অত্যন্ত কার্যকরী মনে হবে । মেইল অ্যাপে, যখন আপনার কোনো মেসেজ প্রস্তুত থাকবে, তখন নীল রঙের 'সেন্ড' বাটনটি চেপে ধরে রাখলে আপনি নিজের পছন্দমতো তারিখ ও সময় সহ 'আজ রাতে পাঠান', 'আগামীকাল পাঠান' বা 'পরে পাঠান'-এর মতো অপশন দেখতে পাবেন।
অনুপ্রেরণার মুহূর্তে ইমেল লেখার জন্য এবং আপনার সুবিধামতো সময়ে—যেমন সকালে ঘুম থেকে উঠেই, মিটিংয়ের পরে, বা অন্য টাইম জোনে কর্মঘণ্টার মধ্যে—সেগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানোর জন্য এই ফিচারটি আদর্শ ।
অন্যদিকে, মেইল আপনাকে নিউজলেটার এবং বিজ্ঞাপন থেকে আপনার ইনবক্স পরিষ্কার করতেও সাহায্য করে । অনেক মার্কেটিং ইমেইলের বার্তার উপরে একটি "আনসাবস্ক্রাইব" বাটন থাকে। এটিতে ট্যাপ করলে কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে আপনাকে সেই তালিকা থেকে সরিয়ে দেওয়া হবে।
যদি আপনি মাঝে মাঝে এই কাজে কিছুটা সময় দেন, তাহলে দেখবেন আপনার ইনবক্স অপ্রয়োজনীয় বার্তা কমে গিয়ে আরও প্রাসঙ্গিক বার্তায় ভরে উঠেছে , যা আপনার নিয়ন্ত্রণের অনুভূতিকে ব্যাপকভাবে প্রভাবিত করে।
ইমেলগুলি PDF হিসেবে সংরক্ষণ করুন এবং উন্নত টেক্সট ফর্ম্যাটিং ব্যবহার করুন
যখন আপনি কোনো গুরুত্বপূর্ণ ইমেল ফাইল হিসেবে সংরক্ষণ করতে চান, তখন সরাসরি মেইল থেকে এটিকে PDF-এ রূপান্তর করতে পারেন । মেসেজটি খুলুন, রিপ্লাই বাটনে ট্যাপ করুন এবং "প্রিন্ট" বেছে নিন। প্রিভিউতে পৃষ্ঠাগুলো ঠিক করে নিন, শেয়ার বাটনে ট্যাপ করুন এবং "সেভ টু ফাইলস" নির্বাচন করুন।
এই প্রক্রিয়াটি ইমেইলের বিষয়বস্তুর একটি পিডিএফ তৈরি করবে , যা আপনি আপনার আইফোন, আইক্লাউড ড্রাইভে সংরক্ষণ করতে পারেন অথবা অন্যান্য অ্যাপ ও পরিচিতিদের সাথে শেয়ার করতে পারেন। এটি চালান, রসিদ বা আনুষ্ঠানিক যোগাযোগের জন্য খুবই উপযোগী।
মেসেজ লেখার সময় মেইলে উন্নত টেক্সট ফরম্যাটিংয়ের সুবিধাও রয়েছে । টাইপ করার সময়, অপশনস বাটনে (ক্লাসিক টুলস আইকন) এবং তারপর "Aa" চিহ্নটিতে ট্যাপ করুন। সেখান থেকে আপনি টেক্সটের ফন্ট, সাইজ, রঙ এবং স্টাইল পরিবর্তন করতে পারবেন।
এছাড়াও আপনি সংখ্যাযুক্ত বা বুলেটযুক্ত তালিকা তৈরি করতে, উদ্ধৃতি ও লিঙ্ক যোগ করতে এবং অ্যালাইনমেন্ট ঠিক করতে পারেন । যদিও এটি একটি পূর্ণাঙ্গ টেক্সট এডিটর নয়, তবুও পেশাদারী চেহারার এবং সহজে পঠনযোগ্য ইমেল প্রস্তুত করার জন্য এটি যথেষ্টরও বেশি।
আপনার মেসেজে যদি আরও আকর্ষণীয় একটি রূপ দিতে চান, তাহলে আইফোন এবং আইপ্যাডে ইমেইলের মূল অংশে হাতে আঁকা ছবিও যুক্ত করতে পারেন । একটি নতুন মেসেজ তৈরি করুন, কিবোর্ডের উপরের পেন্সিল আইকনে ট্যাপ করুন, আঁকুন এবং আঁকা শেষ হলে "Insert Drawing" নির্বাচন করুন।
সিরি শর্টকাট: ভয়েসের মাধ্যমে ইমেল পাঠান এবং শুনুন
সিরি শুধু টাইমার সেট করা বা আবহাওয়ার খবর জিজ্ঞাসা করার জন্যই নয়। এটি খুব সহজেই আপনার ইমেইলের সাথেও যোগাযোগ করতে পারে।
একদিকে, আপনি “হে সিরি, একটি ইমেল পাঠাও” বা সরাসরি “হে সিরি, বেনিতোকে ‘আজ বিকেলে মিটিংয়ে তোমার সাথে দেখা হবে’ এই ইমেলটি পাঠাও” এর মতো কমান্ড দিয়ে এটিকে আপনার জন্য একটি ইমেল পাঠাতে বলতে পারেন । প্রয়োজনে অ্যাসিস্ট্যান্টটি আপনার কাছে বিষয়, প্রাপক এবং বিষয়বস্তু জানতে চাইবে।
অন্যদিকে, যেমনটা আমরা আগেই উল্লেখ করেছি, নোটিফিকেশনে সংশ্লিষ্ট ফিচারটি চালু করা থাকলে সিরি মেইল নোটিফিকেশন ঘোষণা করতে এবং তা উচ্চস্বরে পড়ে শোনাতে পারে । পড়ার পর, আপনি ভয়েসের মাধ্যমে মেসেজটির উত্তর দিতে বা তা পরিচালনাও করতে পারবেন।
যখন আপনি স্বাচ্ছন্দ্যে টাইপ করতে পারেন না, চলাফেরার মধ্যে থাকেন, অথবা কেবল কিছু পুনরাবৃত্তিমূলক ইমেইলের কাজ দ্রুত সম্পন্ন করতে চান, তখন এই বিকল্পগুলো সিরিকে একটি আদর্শ সহযোগী করে তোলে।
আপনার আইফোনে এই সমস্ত মেইল ফিচার আয়ত্ত করা একটি সাধারণ ইমেল অ্যাপকে একটি সত্যিকারের কমান্ড সেন্টারে রূপান্তরিত করে: আপনি আপনার মেসেজগুলো আরও ভালোভাবে পরিচালনা করতে, কার্যকরভাবে অগ্রাধিকার দিতে, অন্যান্য অ্যাপল অ্যাপের সাথে ইন্টিগ্রেশনের সুবিধা নিতে এবং আপনার ইনবক্সের বিশৃঙ্খলা কমাতে সক্ষম হবেন , যা প্রতিদিন আপনার সময় এবং মানসিক শান্তি বাঁচাবে। এছাড়াও, আপনি যদি গোপনীয়তা নিয়ে চিন্তিত হন, তবে আপনার আইফোনে কীভাবে ইমেল লুকাবেন তা শেখা একটি দরকারি সংযোজন।
